中小企業こそクラウド会計を導入するべき理由

中小企業

大企業からベンチャー、中小への転職を経験した方はイメージがしやすいかと思います。

「え?経理に手作業多すぎじゃない?なんかよく分からないソフト使ってるし・・」

「え?支店のデータオンラインでDL出来ないの?」

 

加えて、「〇〇兼経理部長」、「〇〇兼総務部長」などといった組織設計をしてる企業も多いのではありませんか?

 

似たような悩みをお抱えの同士は多いはずです。

本日は“ベトナム駐在” × “経理” という視点でクラウド会計の必要性を説明したいと思います。

 

【目次】

 

 

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1.中小企業を取り巻く環境

アベノミクスによる好景気で、大卒の就職率は2018年で98%と言われています。

学生有利な売り手市場な訳です。そんな時代に自ら進んで、中小企業を選ぶという学生は確実に少数派です。

 

三菱商事、電通のような人気企業のように、勝手に人材が集うなんてことはまずありません。

採用の募集はハローワークや地域の掲示板への相談など、やってることは30年前と大して変わりません。

ハローワークに20代の若者が行きますか?

多分、ほとんど行かないと思います。タウンワークなどのバイト探しアプリを使うというパターンがほとんどです。

事実、私は身近なハローワークの場所すら知りませんし、ドラマで出てくるようなイメージしかありません。

 

結果、中小企業は高齢化の一途というわけです。

最悪のケースが、継承者不足による黒字廃業です。

「痛くない注射」でおなじみの岡野工業のニュースが記憶に新しいですね。

https://abematimes.com/posts/3415127

 

人材不足の中小企業が最初に切り詰めていくのがバックオフィス部門の経理や総務です。

社長自ら、空き時間を見つけて伝票発行、入金作業なんてされていませんか?

 

 

2.海外子会社はどうしてる?

中小企業といえども、海外に製造子会社を持っているケースは珍しくありません。

というか、日本の本社よりも立派な海外子会社を持ってる会社なんて結構あります。

 

「1.」のような会社でありがちなのが、海外の子会社の経理も雑に行っているというケースです。

体験談を中心に述べますと、本社の社長が海外進出を断行し、工場を建設、雇用・生産も行ったが、総務・経理部門が手薄という事例があります。(うちもかつてはそうでした・・・)

 

「1.」のような会社である程度業務が回ってしまうと、海外進出においても総務・経理の支出を切り詰めるという傾向が強くあります。

中小企業は大企業と異なり、製造・品質・経理など複数部門から駐在員を複数人配置することは出来ません。(駐在員のコスト問題も後日述べたいです。)

製造部門の責任者(勤続30年、技術一筋)が駐在し、「とりあえず製品品質を安定させるというのがミッション!!」 こうしたケースが中小企業の主流と感じております。

 

経理・総務はどうしてるか?と言うと、とりあえず現地の優秀そうな大卒(職務経験あり)を雇って配置というのもまた主流です。

 

ハッキリ言います。

これ、かなり危険です。

 

 

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3.経理≒不正の温床?

先述のとおり、本社に経理専任の部門がない。ということから、子会社の経理管理が杜撰になるというパターンはかなり多いです。

 

ただ、よく考えてみて下さい。入出金業務をある程度、現地のスタッフに任せる訳です。

賃金は上昇していますが、100万円、200万円あれば、彼らは数年間働く必要がないほどの賃金水準です。そんな彼らのまえに現金を差し出す訳です。

不正のリスクは極めて高いと認識してください。

 

じゃあ、どうすればいいか?

 

私の経験を含めた回答は以下になります。

【海外子会社】:(最低でも初年度)経理は外注してください。

【日本 本社】:海外子会社の決算データを毎月入手し、顧問税理士もしくはコンサルと内容を確認してください。(もし、経理部門にスキルがあるならば、自社で確認してください)

 

ここでのキーワードが「クラウド会計」になります。

 

クラウド会計を簡単に説明すると、どこにいても遠隔で見たい経理データを閲覧し、必要な記録を入力できる。というシステムになります。

 

具体的手順を述べます。

①ベトナムでの経理ソフト選定

海外子会社で経理ソフトを選定するにあたって、ネット上にデータを打ち込むタイプのソフトウェアを選びましょう。PCのHDDに記録するタイプのものNGです。経理スタッフが退職と共にデータを消去するというリスクもあります。

②閲覧権限を日本本社にも追加

ソフトによっては権限の追加が有料かもしれませんが、必ずやっておいた方がいいです。日常の仕訳を本社でも閲覧することで、二重の子会社管理が可能になります。

③ベトナム現地コンサルと契約

①と同時もしくは、①より前に進めてもいいかもしれません。ベトナムに多数ある会計コンサルは、それぞれおススメの経理ソフトをリストアップしてくれます。進出当初は、コンサルに会計記帳を代行してもらい1年程度かけてじっくりと社内の経理規定を作成するというのがおススメの方法です。

(④日本本社による監視)

上記①~③が整うと、日本本社はベトナム子会社の経理データの監視が可能になります。

 

こうすることで、かなりの経理不正は防げると思います。

 

 

4.日本本社にも水平展開しよう

締めの章になりますが、これが結論かも知れません。

「日本本社の経理部門が脆弱なら、クラウド会計を導入しよう。」

 

一般に中小企業において、複雑な簿記の仕訳はありません。

連結決算やデリバティブ取引を行ってる中小企業、ほとんど聞いたことがありません。

 

近年、クラウド会計はより身近になっており私が知ってるだけでも下記の会社がサービスを展開しています。

「値段が高いのでは?」という不安もありますが、単純な記帳業務だけなら日本人1人雇用するよりはるかに安いです。

 

各社サービスはまちまちですが、「請求書や領収書をスキャンすることで仕訳を発行」、「見やすい操作画面」という使いやすさにウェイトを置いています。

 

海外進出済みの事業主以外にも、国内経理業務に時間をとられているという事業主のかたは一度検討されては如何でしょうか?